Guía de Medios para Organizadores – Día de los impactos climáticos.

  Esta breve guía te ayudará a difundir tu evento para el Día de los impactos climáticos, y también te dará consejos de cómo desarrollar buenas relaciones con periodistas y lograr que apoyen tus proyectos futuros. Asegúrate de empezar a trabajar con los medios tan pronto como hayas planeado tu evento, ya que puede llevarte varios intentos atraer su atención. Nota de Prensa (.doc) Comunicado de Prensa (.doc) Los pasos del 1 al cuatro se pueden llevar a cabo en una junta de grupo, los pasos 5 y 6 requieren un poquito de “trabajo de campo”, el paso 7 deberá ser fácil, y el paso 8 es solamente dar un poco de seguimiento. 1. ¡Crea un acontecimiento emocionante! Lo primero que debe hacer tu equipo es encontrar la forma de que tu evento sea único y original para así lograr más atención de los medios. Mientras más único sea tu evento, más son sus probabilidades de obtener cobertura de medios (nadie quiere leer acerca de algo que ya ha sucedido 100 veces antes). ¡Aquí encontraras algunas fabulosas ideas para sacar tu lado creativo! Recuerda que no necesariamente tienes que tener 1000 personas en tu evento para obtener cobertura de los medios, muchas veces, los eventos más creativos son los más sencillos de organizar. 2. Plan para “hacer ruido” en los medios. Tu equipo querrá atraer la atención de los medios antes del evento para “hacer ruido” (esto también puede hacer que más personas participen en tu evento). Esto se puede lograr usando medios tradicionales como la radio y los periódicos, así como nuevos medios, como bombardeando mensajes en twitter y facebook. Revisa si puedes ponerte en contacto con algunos reporteros amistosos, bloggers, o presentadores de noticias y ve si pueden ayudarte a cubrir los preparativos de tu evento. Piensa en alguna declaración que puedas hacer antes del evento para generar noticias (como anunciar que alguien importante estará presente). 3. Dirígete a los medios. Este paso no te llevará mucho tiempo. Identifica que medios locales y regionales (periódicos, estaciones de radio y televisión, etc.) podrían estar interesados en tu evento. Tu equipo podrá discutir que programas y periódicos son los más relevantes para tu evento o quienes podrían brindarte más apoyo (como un conductor de radio que sea conocido por su interés en la comunidad). Luego contacta a esos medios para obtener información actualizada de periodistas, conductores, productores de programas de televisión, etc. Esta será tu “lista de medios”. (Ten en consideración que los fines de semana, son diferentes reporteros/representantes de medios los que están en turno en lugar de las personas que lo hacen normalmente durante la semana y tomando en consideración que tu evento se llevara a cabo en sábado, ¡Asegúrate de obtener los contactos adecuados!). 4. Elabora tu mensaje o historia. Recopilar la siguiente información te preparará para trabajar con reporteros y hablar con la prensa acerca de tu evento: • Prepárate: No todos los periodistas están bien enterados del tema del cambio climático, así que ten lista información para ayudar a los reporteros a cubrir de la mejor manera posible tu evento (puede ser información específica de tu equipo, de impactos climáticos o materiales disponibles en 350.org u otros sitios de internet). También podrías crear un documento de una página para enviar por correo electrónico a periodistas, y para imprimirlo y repartirlo el día del evento. También debes decidir quién de tu equipo será el portavoz oficial, y tener un reemplazo disponible. • Desarrolla temas de conversación: Enumera 3 o 4 puntos claves de los que te gustaría hablar ese día (por ejemplo, que es el Día de los impactos climáticos, cuales son los impactos locales, que podemos hacer respecto a estos impactos y que queremos que nuestros dirigentes hagan). • Comparte historias: Al igual que las cifras y los hechos son importantes a la hora de demostrar la urgencia e importancia del cambio climático para convencer a tu audiencia, una buena historia puede ayudarte a hacer llegar el mensaje (los reporteros siempre están buscando buenas historias para sus reportajes). Busca una historia que puedas compartir en tu evento del Día de los impactos climáticos; puede ser que te motivó a preocuparte por el cambio climático o como tú (o alguien en el evento) ha sido afectado directamente por el cambio climático. El testimonio de un granjero que haya perdido la mitad de su rebaño en una sequía es más convincente que una estadística acerca de la falta de lluvia. • “Ganchos” relevantes: Mientras estés desarrollando tus mensajes e historias, asegúrate de que tengas “ganchos” que la hagan particularmente interesante y relevante al instante (¿Qué hace tan especial este evento?, ¿Qué lo hace digno de prestarle atención?, ¿Cuales son las implicaciones del cambio climático entre los miembros de la comunidad, negocios y entre el medio ambiente? etc). • ¡Practica! Diviértete jugando a dar entrevistas. Tener una cámara de televisión o un micrófono apuntándote a la cara puede ser intimidante, así que un poco de práctica te puede ayudar a encontrar tu ritmo y calmar tus nervios. 5. Desarrolla relaciones con los medios. Listo, ahora ¡a trabajar!: • Llama a tu lista de medios. La primera reunión con un conductor o periodista en específico es muy importante. Preséntate educadamente, cuéntale de tu evento, y haz tu mejor esfuerzo para convencerlo o convencerla de que tu evento merece cobertura mediática (se cuidadoso de no exagerar; los periodistas odian cuando se presentan a un evento que no es lo que se les prometió, y en consecuencia no vuelven a cubrir el siguiente evento organizado por la misma persona). Ofréceles darle seguimiento (generalmente por correo electrónico) para brindarles más información sobre el evento. • Se una fuente para los medios: Los periodistas te necesitan tanto como tú a ellos. Tú los necesitas para cubrir tu evento y transmitir tu mensaje y ellos necesitan la información fresca y las noticias reales que tú puedes proporcionarles. Hazte conocido por ser alguien que cuenta con información certera, que es puntal, y que puede proveerlos con contactos y fuentes adicionales, y que esta siempre dispuesto a hacer declaraciones inteligentes o proveerlos de información necesaria. • De ser posible, reúnete con ellos físicamente: Reunirte con ellos cara a cara es una gran oportunidad para conocerlo o conocerla mucho mejor y encontrar temas de interés común. Mantén tu mensaje breve, emocionante y relevante. Los reporteros no van a escucharte nada más porque dices lo correcto; ellos te prestaran atención si dices algo relevante. Tu reunión será fructífera si logras interesar y emocionar al reportero en con tu acción. • Dale el seguimiento adecuado: Los periodistas no tienen mucho tiempo, pero siempre puedes llamarles por teléfono, enviarles un mensaje de texto o un mensaje breve por correo electrónico para asegurarte de que recuerden tu acción. Se atento y no los hostigues. Ellos están tratando con muchas otras historias “interesantes”. • El pago de los reporteros: En algunos países, los reporteros solicitan un pago al momento de cubrir eventos como los Días mundiales de acción. Generalmente, este pago es para cubrir los gastos de transporte de ida y regreso de y al lugar del evento. Esto es algo que los organizadores deben tener en mente mientras planean sus eventos, de ser posible, recauden fondos o busquen financiamiento para cubrir estos gastos. También darás cuenta que una vez que un reportero ha asistido a uno de tus eventos y se da cuenta que tu equipo es confiable y que tus eventos valen la pena ser cubiertos, puede llegar a bajar o eliminar sus tarifas para futuros eventos. 6. Notas y comunicados de prensa. Esto es lo que deberás hacer con las notas y comunicados de prensa: 3-4 antes del evento, escribe una nota de prensa que conteste las siguientes preguntas: ¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Dónde? y ¿Por qué? y envíalo a tu lista de medios. Dale seguimiento con una llamada telefónica y déjales saber que hay portavoces disponibles para dar entrevistas. (Plantillas para elaborar Avisos de Medios, (aquí) ¡Asegúrate de distribuir las noticias también en tus redes sociales! 1 día antes del evento, envía un comunicado de prensa ((instrucciones de cómo preparar un aviso de prensa aquí)) con información más detallada del evento y citas de tu portavoz. También llama a los reporteros para dejarles saber de la noticia y recordarles del evento. ¡Manda mensajes por twitter y facebook como loco! El 5 de mayo, lleva a cabo una ronda final de llamadas y mensajes de correo electrónico individuales a los medios para confirmar su asistencia. Imprime tus documentos para medios y comunicados de prensa y asigna a una o dos personas del equipo organizador para que los distribuyan entre los periodistas visitantes. Asegúrate de recabar información de contacto de cualquier reportero que se presente en el evento. Cerciórate de que todas las personas que hablen o sean entrevistadas por los medios recuerden los puntos claves que has planeado difundir ese día, incluyendo a aquellos que estarán twitteando en vivo. Al terminar tu evento y tan pronto como sea posible, envía un comunicado de seguimiento con información de cuantas personas acudieron al evento, cuáles fueron los resultados, citas del vocero oficial, y enlaces a fotografías y videos que tengas. 7. Fotos En 350.org nos hemos dado cuenta que las fotografías de los eventos son formas increíblemente poderosas de contar historias, particularmente la historia del creciente movimiento de gente de todo el mundo que está tomando acción para solucionar la crisis climática. Estas fotos son usadas en muchas situaciones diferentes por meses o incluso años después de que el evento se llevó a cabo para ayudar a abrir el corazón y la mente de las personas. Así que, aunque los periodistas se presenten en tu evento con fotógrafos profesionales, asegúrate de designar a alguien de tu equipo para que sea tu fotógrafo “oficial”. Aquí encontrarás magníficos consejos para tomar buenas fotos ¡No olvides mandarnos tu mejor foto! 8. Seguimiento, seguimiento, seguimiento Aquí te presentamos varios consejos para dar seguimiento después de tu evento: • Después del evento, envía tus fotos y el relato de tu evento a blogs y otras redes sociales para que se siga hablando del evento una vez concluido. • Tus relaciones con los periodistas no terminan una vez finalizado el evento. ¡Ese es un error común que los organizadores de 350.org deberán evitar! Recuerda darles seguimiento al terminar el evento y agradecerles por haber ido. • Después, con el tiempo, mantén a los periodistas al tanto de tus acciones presentes y futuras, para que puedan cubrir tus eventos. • Reúne artículos de periódicos y cualquier otra cobertura que hayas recibido, ya que esto es muy útil para documentar tus esfuerzos y posiblemente, atraer apoyo financiero para eventos futuros. Por último, muchos de los principales medios de comunicación están luchando por mantener su negocio a flote, por lo que tienen menos tiempo para cubrir todo lo que sucede en sus comunidades. Esfuérzate, pero no te desanimes si no obtienes cobertura de ningún medio importante. Haz promoción tu mismo a través de los medios sociales, ¡Aprende de cualquier error y prepárate mejor para la próxima vez!