Guide Médias pour les organisateurs – Journée d’Impacts Climatiques

Ce petit guide vous aidera à propager  votre événement de la Journée d’Impacts Climatiques très loin, et vous donnera aussi des conseils sur la façon de construire des relations fructueuses avec les journalistes pour soutenir vos efforts futurs. Assurez-vous de commencer à travailler avec les médias dès que vous avez votre plan de l’événement car cela peut prendre quelques essais pour qu’ils soient vraiment intéressés ! Modèle: Avis Aux Médias (.doc) Modèle: Communiqué de Presse (.doc) Les étapes 1 à 4 peuvent être faites en une seule réunion de groupe, les étapes 5 et 6 nécessitent un peu de «travail sur le terrain», l’étape 7 devrait être facile, et l’étape 8 concerne tout simplement le suivi. 1. Créez une idée  d’événement captivante! La première étape consiste pour votre groupe à trouver des moyens pour rendre votre événement unique et créatif de sorte qu’il ait l’attention des médias. Plus l’événement est unique, plus les chances de couverture médiatique augmentent (personne ne veut lire quelque chose qui est arrivé 100 avant). Voici quelques grandes idées pour stimuler votre créativité! Rappelez-vous, vous n’avez pas nécessairement besoin d’avoir 1.000 personnes pour obtenir une couverture – parfois les événements les plus créatifs sont aussi les plus simples à organiser. 2. Plan de tapage médiatique Votre groupe veut essayer d’obtenir une certaine attention des médias avant l’événement pour «construire le tapage” (ce qui peut inciter aussi les gens à participer à votre événement). Vous pouvez le faire par le biais des médias traditionnels comme la radio et les journaux, ainsi que par le biais des nouveaux médias en bombardant les messages sur twitter et facebook. Voyez si vous pouvez entrer en contact avec quelques journalistes sympathiques, les blogueurs, ou des hôtes de spectacles et de voir s’ils vont aider à couvrir les préparatifs de votre événement. Pensez aux annonces que vous pourrez faire avant pour qu’on parle de vous dans les médias (comme annoncer la présence d’une personnalité qui va participer à l’événement). 3. Ciblez les médiasa Cette prochaine étape ne sera pas trop longue. Identifiez quels  médias locaux et régionaux (journaux, stations de radio et tv, etc) pourraient être intéressés par votre événement. Votre groupe pourrait discuter des programmes et journaux les plus pertinents pour votre événement ou peut-être les plus favorables (comme un certain DJ connu pour son intérêt de la collectivité). Ensuite, contactez ces médias pour recueillir des informations à jour pour les journalistes, DJs, producteurs d’émissions de télévision, etc. Il s’agit de votre “liste de médias”. (Sachez que le week-end, différents journalistes ou membres d’équipage des médias sont souvent au service contrairement aux personnes de semaine, donc comme votre événement aura lieu le samedi, assurez-vous d’obtenir les bons contacts!) 4. Développez votre message / histoire Avoir les informations suivantes en place vous permettra d’être mieux préparés pour travailler avec les journalistes et parler à la presse au sujet de votre événement: • Soyez organisés: Tous les journalistes n’ont pas une bonne compréhension du changement climatique, préparez donc quelques informations pour aider les journalistes à faire une meilleure couverture de votre événement (cela peut être de l’info spécifique sur votre groupe, les impacts climatiques, ou des matériaux disponibles sur 350.org ou tout autre site web). Vous pouvez créer un document d’une page que vous pouvez envoyer par courriel aux journalistes, et aussi l’imprimer et le distribuer le jour de l’événement. En outre, décidez qui dans votre groupe sera le principal porte-parole et prévoyez d’autres personnes prêtes à faire le remplacement au cas où. • Développez des points de discussion: listez 3 à 4 messages clés que vous souhaitez faire passer ce jour-là (par exemple ce qu’est la journée d’impacts climatiques, ce que sont les impacts locaux, ce que nous pouvons faire à propos de ces impacts et ce que nous voulons que nos dirigeants fassent). • Partagez les histoires: Alors que les chiffres et les faits sont importants lorsque vous essayez de démontrer l’urgence du changement climatique et de convaincre votre audience, une bonne histoire peut vraiment aider à faire passer le message (les journalistes sont également toujours à la recherche d’un bon récit pour leurs éléments). Pour votre événement de la Journée d’Impacts Climatiques, pensez à une histoire personnelle que vous pouvez partager — c’est peut-être ce qui vous a motivé à vous soucier du changement climatique ou la façon dont vous (ou quelqu’un qui participe à l’événement) avez été personnellement touché par le changement climatique. L’histoire d’un fermier qui a perdu la moitié de son troupeau suite à une sécheresse est plus convaincante que les statistiques sur le manque de précipitations. • Accroches pertinents: Alors que vous mettez au point vos messages et histoires, assurez-vous que vous avez des accroches qui les rendent particulièrement intéressants et pertinents en ce moment même (qu’est-ce qui rend cet événement spécial, digne d’attention, quelles sont les implications du changement climatique sur les membres des communautés, des entreprises, environnement, etc.) • Faites de l’exercice! Amusez-vous à faire des interviews de jeu de rôle! Cela peut être effrayant d’avoir une caméra de télévision ou micro de radio devant vous, alors un peu d’exercice vous aidera à trouver votre rythme et calmer vos nerfs. 5. Etablissez des relations avec les médias Bon, maintenant au travail: • Appelez votre liste de médias. Le premier contact avec un journaliste ou DJ est très important. Présentez-vous poliment, parlez-lui de votre événement, et faites de votre mieux pour convaincre que l’événement mérite une couverture médiatique (faites attention de ne pas exagérer, les journalistes détestent quand ils se présentent à quelque chose qui n’est pas à la hauteur de ce qui a été promis et ils ne couvriront pas probablement votre prochain événement). Proposez d’assurer le suivi avec eux (généralement par courriel) afin de partager plus d’informations sur l’événement. • Soyez une ressource pour les médias: les journalistes ont autant besoin de vous que vous avez besoin d’eux. Vous avez besoin d’eux pour couvrir votre sujet et porter loin votre message ; eux, ils ont besoin de l’information fraîche et des histoires vraies que vous pouvez fournir. Développez une réputation de quelqu’un qui dispose de renseignements précis, respecte les délais, peut fournir des contacts et des sources additionnels, et est toujours bon pour une citation intelligente ou un fait vraiment indispensable. • Rencontrez-les physiquement, si possible: Rencontrer un journaliste en face-à-face est une excellente occasion de faire une meilleure connaissance et de trouver des domaines d’intérêt communs. Gardez votre message bref, captivant et pertinent. Les reporters ne vont pas juste vous écouter parce que vous avez raison ; ils sont attentifs lorsque vous êtes pertinents. Votre rencontre est fructueuse si vous parvenez à obtenir l’intérêt et l’attention du  journaliste à propos de votre action. • Faites le suivi nécessaire: les journalistes n’ont pas beaucoup de temps mais vous pouvez toujours faire le suivi par un coup de fil, un SMS ou un e-mail court  pour s’assurer qu’ils se souviennent de votre action. Soyez poli et ne les harcelez pas. Ils travaillent sur de nombreuses histoires captivantes. • Payer les journalistes: Dans certains pays, les journalistes demandent qu’on les paie lorsqu’ils couvrent  les événements comme les journées mondiales d’action. Ce paiement couvre généralement les frais de transport vers et depuis le lieu de la manifestation. C’est quelque chose que les organisateurs doivent garder à l’esprit lors de la planification de leurs activités et si possible augmenter ou collecter des fonds pour couvrir ce coût. Vous pouvez également trouver qu’une fois que le journaliste a assisté à votre événement, connaît donc votre groupe comme étant fiable et vos événements digne de couverture médiatique, il peut réduire ou  cesser de demander ces frais pour les événements futurs. 6. Avis aux médias et communiqués de presse Voici ce que vous devriez faire avec les avis aux médias et communiqués de presse: 3-4 jours avant l’événement, écrivez un avis aux médias (download the template) tqui répond aux questions: qui, quoi, quand, où et pourquoi, et puis envoyez­le à votre liste de médias. Faites le suivi par un appel téléphonique de rappel et informez-les qu’il ya des porte-parole disponibles pour des interviews. Assurez-vous de faire passer la nouvelle sur vos réseaux sociaux médias aussi! 1 jour avant l’événement, envoyez un communiqué de presse (modèle de communiqué de presse annonçant l’événement ici) avec des informations plus détaillées sur l’événement et les citations de vos porte-parole clés, et appelez les journalistes à lancer la nouvelle et  rappelez ­ leur de l’événement. Tweetez et facebookez comme des fous! Le 5 mai, faites une ronde finale des appels et des e-mails individuels aux médias pour confirmer qui viendra. Imprimez votre document destiné aux médias et les communiqués de presse et chargez une ou deux personnes parmi l’équipe de l’organisation de les distribuer aux journalistes en visite. Assurez-vous de recueillir les coordonnées de tout journaliste qui se présente. Assurez-vous que toute personne qui fait une intervention ou qui  interviewée par les médias se souvienne des messages clés que vous avez prévu d’envoyer ce jour-là, y compris ceux qui sont tweetés en direct! Dès la fin de votre événement, envoyez un communiqué de suivi (modèle ici) avec des informations sur le nombre de personnes qui ont assisté à l’événement, les résultats obtenus, les citations de porte-parole clés et des liens vers des photos et des vidéos que vous avez. 7. Photos A 350.org, nous avons trouvé que les photos d’événement sont des moyens extrêmement puissants de raconter des histoires, en particulier l’histoire du mouvement grandissant de personnes à travers le monde qui engagent des actions pour résoudre la crise climatique. Ces photos sont utilisées dans de nombreuses et différentes situations des mois et même des années après l’événement en soi pour aider à ouvrir l’esprit et le cœur des gens. Donc, même si les journalistes viennent à votre événement avec des photographes professionnels, assurez-vous d’avoir quelqu’un dans votre groupe assigné à être votre photographe « officiel ». Voici les conseils importants pour prendre une bonne photo et n’oubliez pas de nous envoyer votre meilleure photo! 8. Suivi, suivi, suivi Voici quelques conseils importants pour le suivi après votre événement: • Après l’événement, envoyez vos photos et histoires d’événement sur les blogs et autres médias sociaux pour créer l’après-tapage! • Vos relations avec les journalistes ne s’arrêtent pas à la fin de l’événement. C’est une erreur commune que les organisateurs de 350.org devraient éviter! Alors n’oubliez pas de faire le suivi après l’événement et les remercier d’être venus. • Puis au fil du temps, tenez les journalistes  informés de vos actions actuelles et futures afin qu’ils puissent continuer à couvrir vos événements. • Recueillez des articles de journaux et de toute autre couverture que vous recevez, car cela est très utile pour documenter vos efforts et peut-être pour attirer un soutien financier pour les plans futurs. Enfin, de nombreux médias de grand public ont du mal à maintenir leur activité, de sorte qu’ils ont moins de temps pour couvrir tout ce qui se passe dans leurs communautés. Travaillez dur, mais ne soyez pas découragés si vous ne recevez pas une bonne couverture médiatique. Faites vos propres medias grâce aux réseaux sociaux, apprenez de toute  erreur et soyez mieux préparés pour la prochaine fois!